SAMPLE · Track B · 進階
單元一：記賬系統設計（進階）
Module 1: Advanced Bookkeeping System Design · 建議 2–3 小時
本軌假設已具備複式記賬、試算表、財務報表基礎，唔重複入門借貸教學。
學習目標
- 由實體／貨幣／業務複雜度出發設計系統架構。
- 喺試算表環境體現職責分工、變更日誌、鎖定保護與版本凍結。
- 識別常見設計陷阱並預防。
1.1 由客戶需求到系統架構 進階
| 考慮因素 | 設計含意 |
|---|---|
| 多實體／集團 | 每間公司獨立賬簿；另設合併表處理公司間對銷 |
| 多貨幣 | 交易貨幣與功能貨幣分開；匯兌損益獨立科目 |
| 控制賬 | 應收／應付總賬須與明細賬對數——分開設計 |
| 擴充性 | 科目／業務線編碼預留位，避免日後大幅重編 |
1.2 內部控制與可審計性
- 職責分工：輸入、審核、批准分欄／分人，保留簽署記錄。
- 變更日誌：科目表或公式改動記低邊個、幾時、改乜。
- 鎖定保護：公式欄鎖定，只開放輸入欄。
- 版本管理：每月結賬後另存「凍結」版本（檔案或 PDF）供審計。
1.3 常見陷阱
| 陷阱 | 風險 | 預防 |
|---|---|---|
| 硬碼數值代替公式 | 報表同源頭脫節 | 報表欄一律公式引用 |
| 循環參照 | 結果不穩定 | 先畫公式依賴圖，單向計算 |
| 單點故障 | 靠一條複雜公式或一人知識 | 公式加註解；多人了解結構 |
| 缺乏錯誤檢查 | 到出報表先發現不平 | 每張表加「檢查」欄 |
工作坊提示
- 先畫一頁「實體圖」：邊間公司、邊啲公司間交易、邊個合併層。
- 再決定「一本簿定多本簿」：複雜度過高就分拆，用匯出／連結減低單檔損壞風險。
- 控制賬每月必須對數；對數差異列入待查清單，唔好用雜項科目硬平。
- 凍結版本命名建議：
YYYY-MM_closing_SAMPLE.xlsx，同工作檔分開存放。
1.4 工作坊加深
- 先畫一頁「實體圖」：邊間公司、邊啲公司間交易、邊個合併層。
- 控制賬每月必須對數；差異列入待查清單，唔好用雜項科目硬平。
- 凍結版本命名建議：
YYYY-MM_closing_SAMPLE.xlsx，同工作檔分開存放。 - 公式欄鎖定、只開放輸入欄；變更日誌記低邊個、幾時、改乜。
可對照 SAMPLE Excel 導覽 睇點樣用檢查欄體現內控。
SAMPLE 練習 · 內控設計三選題
示範機構：Harbourdesk Secretarial（虛構 · SAMPLE only）
Harbourdesk（SAMPLE）只有兩名職員共用同一個未保護嘅記賬檔。請提出至少三項可立即做嘅內控改動（試算表環境），並說明點解「硬碼報表數字」係陷阱。
參考答案（點擊展開）
- 分開輸入／審核欄或簽署紀錄；②鎖定公式欄；③每月凍結版本＋變更日誌。
- 硬碼令報表同源頭脫節，日後更新會漏——報表欄應一律公式引用。